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Die Aufgabe: professionelles Lizenz-Management

Viele Unternehmen betreiben komplexe IT-Strukturen mit hunderten oder tausenden Clients in verschiedensten technischen Konstellationen. Mitarbeiterfluktuation, wechselnde Standorte und laufende Updates beschäftigen die IT-Verantwortlichen dauerhaft.

Während aber der Installation und dem Betrieb dieser Arbeitsplätze in der Regel große Aufmerksam-keit geschenkt wird, führt die Verwaltung der zugehörigen Lizenzen häufig ein Schattendasein. Gründe hierfür sind oft unterschiedliche und sehr spezielle Lizenzmodelle, unklare Bestände an Hard- und Software im Unternehmen und manchmal auch mangelnde Ressourcen um sich mit Lizenz-Vereinbarungen, Produktnutzungsrechten und Compliance-Regeln zu befassen.
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Neben der rechtlichen Notwendigkeit ist es aber in vielerlei Hinsicht vorteilhaft, jederzeit auf einen klaren Status bauen zu können:

  • Alle Lizenzen sind jederzeit im Überblick; eine dem Geschäftszweck angemessene Planung und Skalierbarkeit der Lizenzkosten wird möglich
  • Ermittlung ungenutzter Software und Komponenten (Shelfware) und somit bewusster Umgang mit der Ressource Software und deren bedarfsgerechtem Einsatz
  • Reduziertes Risiko für die Geschäftsführung bezüglich Unterlizensierung
  • Vereinheitlichung des Software-Portfolios
  • Optimierung der Anforderungs- und Verteilungsprozesse
  • Geringer Aufwand für die Produktkatalogpflege
  • Technische und kaufmännische Konsistenz
  • Vermeidung von Nachlizenzierungen, Schadensersatzforderungen
  • Unterstützung bei Lizenzaudits
  • Ausschöpfung sämtlicher Kostenreduzierungspotenziale
  • Beste Transparenz und volle Kontrolle

Beim Lizenz-Management geht es daher nicht allein um die Vermeidung der Haftungsaspekte bei eventueller Unterlizensierung, sondern insbesondere auch darum, Transparenz in vorhandene Lizenz- und Software-Bestände zu bringen und Prozesse des Lizenz-Managements zu optimieren. Nur so lassen sich Lizenz- und Besitzkosten nachhaltig minimieren.

Die Lösung: HEAT License Manager

Ohne ein geeignetes Hilfsmittel nimmt das Lizenz-Management viel Zeit in Anspruch. Der (mandantenfähige) HEAT License Manager erleichtert es dagegen maßgeblich.

Sofern durch eine leistungsfähige und regelmäßige Inventarisierung (z. B. per HEAT Discovery) Transparenz über installierte Software gegeben ist, liefert der HEAT License Manager alle Informationen auf Knopfdruck. Sie erhalten aussagekräftigelizmgr 2 und je nach Bedarf umfangreiche oder kompakte Compliance Reports, aus denen Sie unmittelbar Optimierungspotenziale und Entscheidungsgrundlagen ableiten können.

Die in der Inventarisierung erfasste Software wird über Suchmuster den gekauften Lizenzen zugeordnet. Dabei bildet das Lizenz-Management von HEAT Software selbstverständlich alle gängigen Lizenzmodelle ab und zeichnet sich besonders durch seine Möglichkeiten aus, auch komplexe Lizenzbestände zielsicher darstellen zu können. Seine Leistungen überzeugen:

  • Einfache Bedienung und Anpassbarkeit„„
  • Voll mandantenfähige Lösung mit Lizenz-Ausgleichsautomatik, Lizenz-Pooling und Berechtigungsstufen
  • Integrierte Vertragsdokumente mit Volltextsuche, Versionierung
  • Zuordnung über Barcode„
  • Modulare Lizenzmetriken„„
  • Bewährte Compliance Mechanismen„„
  • Abbildung von komplexen IT-Infrastrukturen wie Cluster, Virtualisierung und mobilen Systemen.
  • Leistungsstarke, dynamische Reporting-Engine
  • Optionales Komplettangebot mit Beschaffung, Webshop, Erweiterungen und Services

Die Funktionsweise: konsistenter Abgleich von Software- und Vertragsdaten

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Phase 1: Ermittlung der installierten Software

Die Installation jeglicher Software ist zu erfassen, und die Informationen sind in einer Datenbank geeignet abzulegen (Software-Inventur); dies geschieht z. B. mit HEAT Discovery. Voraussetzung hierfür ist eine möglichst genaue Kenntnis der Geräte, die Software nutzen.

Phase 2: Ermittlung der vorhandenen Lizenzen und Import in eine Datenbank (Lizenz-Inventur)

Diese Schritte erfordern die Interpretation der vorhandenen Verträge, ggf. auch von Vertragskombinationen unter Berücksichtigung der zum aktuellen Zeitpunkt am Markt verfügbaren Produktversionen. Hierbei unterstützt Sie der HEAT License Manager umfangreich. Es sind ggf. spezielle Vertrags¬rechte und -pflichten zu berücksichtigen:

  • Upgrade-/Downgrade-Rechte
  • Mehrfach-Nutzungsrechte eines Anwenders
  • Melde- oder Registrierungspflichten
  • u.v.m.

Phase 3: Compliance-Check (Grad der Erfüllung)

Diese Phase besteht vor allem aus dem Abgleich des Software-Inventars mit dem Lizenzinventar, also der automatisierten Prüfung, ob für die installierte Software auch ausreichend Lizenzen vorhanden sind; eine Lizenzbilanz wird erstellt und das Ergebnis wird insgesamt oder im Einzelfall interpretiert:

  • Lizenzüberdeckung oder Überlizenzierung: Es gibt mehr Lizenzen als Software-Bereitstellungen oder -Installationen.
  • Lizenzunterdeckung oder Unterlizenzierung: Es gibt weniger Lizenzen als Software-Bereitstellungen oder -Installationen.

Je nach Lizenzvertrag können dabei z. B. Stichtage für den Compliance-Check vereinbart werden, außerhalb derer ggf. kein zusätzlicher Check erforderlich ist.

Die Unterstützung: NWC Services GmbH

Software-Inventur mit HEAT Discovery

Für einen aussagekräftigen Compliance-Status zu Ihren Lizenzen ist eine möglichst umfassende Kenntnis der installierten Software auf allen Clients unerlässlich. Wir helfen Ihnen insbesondere in Phase 1 Ihrer Lizenz-Erhebung, also bei der Inventarisierung Ihrer Clients mit HEAT Discovery.
Wir optimieren mit Ihnen Ihre Inventar-Daten, sodass Sie eine klare Information über die Instal-lationen lizenzrelevanter Applikationen in Ihrem Unternehmen erhalten:

  • Bereinigung mehrfacher Einträge von gewanderten Clients
  • Entfernung von nicht mehr im Unternehmen existierenden Clients aus der Datenbank
  • Konsolidierung von lizenzrelevanter Software
  • (automatisierte) Installation von Inventarisierungsagenten auf einzelnen oder bislang nicht versorgten Clients
  • Reaktivierung von inaktiven Inventarisierungsagenten auf den Clients

Technische Bereitstellung des HEAT License Managers

Nach der Software-Inventur führen wir für Sie in einem kompakten Zeitraum von drei Tagen die technische Implementierung des HEAT License Managers durch und stellen Ihnen das Gesamtsystem für Ihre Lizenz-Analyse funktional zur Verfügung. Dazu gehören die folgenden Schritte:

  • Installation des HEAT License Managers auf einem Server-System Ihres Unternehmens
  • Anbindung des HEAT License Managers an Ihre HEAT Discovery Datenbank
  • Überprüfung des Abgleichverhaltens beider Systeme (Daten-Synchronisation)
  • Feinkonfiguration des HEAT License Managers
  • Bereitstellung der HEAT License Manager Konsole auf Admin-Clients und ggf. Anpassung von Berechtigungen
  • Ausführliche Einweisung in die Bedienung des Tools

Nach diesen ersten Schritten sollten Sie bestens vorbereitet sein, um dann mit dem Import von Vertragsinformationen in den HEAT License Manager beginnen zu können.

 

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